Statuts facture électronique : le cycle de vie expliqué

À quoi servent les statuts d’une facture électronique ?

Selon le dossier général des spécifications externes de la DGFiP (version 3.2 du 30 avril 2026, § 3.6.4), le cycle de vie permet à chaque acteur (fournisseur, acheteur, plateformes agréées, administration) de suivre l'avancement du traitement d'une facture, « du dépôt de la facture jusqu'à son encaissement ». Il repose sur deux périmètres :

• un socle de statuts obligatoires, exigés par l'administration fiscale et transmis à celle-ci ;
• des statuts facultatifs, qui ne sont pas transmis à l'administration mais sont recommandés pour le bon déroulé des échanges entre entreprises.

Les plateformes agréées doivent prendre en charge au minimum les quatre statuts obligatoires et les mettre à disposition de leurs clients, précise la fiche DGFiP destinée aux petites entreprises. Elles transmettent les statuts obligatoires au portail public de facturation (PPF), qui centralise les données pour l'administration, dans un délai de 24 heures à compter de leur horodatage (spécifications, § 3.6.6). Objectif affiché : faciliter notamment le pré-remplissage des déclarations de TVA.

Quelle est la liste officielle des 14 statuts ?

Voici le tableau des statuts d'une facture tel qu'il figure dans les spécifications externes v3.2 (tableau 8), qui renvoient à la norme AFNOR XP Z12-012 pour la liste complète. Le sigle PAE désigne la plateforme agréée d'émission (celle du fournisseur), PAR la plateforme agréée de réception (celle du client).

Que signifient les 4 statuts obligatoires ?

Déposée (200) : la facture est acceptée par votre plateforme

C'est le premier statut. Il correspond à l'acceptation de la facture par la plateforme de l'émetteur, avec une date de dépôt horodatée. La plateforme transmet alors les données réglementaires de la facture à l'administration dans les 24 heures. « Déposée » ne garantit pas encore la mise à disposition chez le client : suivez les statuts suivants.

Rejetée (213) : une plateforme bloque la facture

La plateforme de l'émetteur ou celle du destinataire n'accepte pas la facture : format non conforme, incohérence entre montants HT, TVA et TTC, donnée obligatoire absente, identification ou routage incorrects. Il s'agit d'un incident technique à corriger, pas d'une décision du client.

Refusée (210) : le client refuse la facture

L'acheteur refuse la facture dans son intégralité. La DGFiP précise que ce statut est obligatoirement motivé, que l'action est définitive (FAQ « Je découvre », question 3.2) et qu'il ne peut servir que pour les motifs prévus par la norme : non-conformité réglementaire non détectée par la plateforme de réception, facture mal adressée, ou non-respect de conditions contractuelles empêchant le traitement. Les motifs sont codifiés dans les annexes (par exemple « DEST_ERR » pour une erreur de destinataire).

Encaissée (212) : le fournisseur déclare le paiement

Posé par le fournisseur, il indique un paiement partiel ou total et porte les données de paiement (date et montant encaissé). Il sert à l'e-reporting des paiements, détaillé plus bas.

Facture rejetée ou refusée : quelle différence et que faire ?

Les spécifications externes indiquent qu'en cas de statut « Refusée » ou « Rejetée », le fournisseur procède à une annulation comptable dans ses systèmes (avoir interne), sans nouveau flux de données vers l'administration. Le guide de démarrage de juillet 2026 nuance le cas du refus contesté : si vous estimez le refus infondé, ne créez pas automatiquement un avoir ou une nouvelle facture ; instruisez le désaccord avec l'acheteur et documentez la suite donnée. Le statut « Refusée » ne tranche pas le litige et ne remplace ni la médiation ni le juge.

Le statut « Encaissée » et l’e-reporting des paiements

Pour une opération qui a fait l'objet d'une facture électronique, les données de paiement sont transmises grâce au statut « Encaissée », en renseignant la date d'encaissement et le montant encaissé réparti par taux de TVA (FAQ « Je découvre », question 10.3). Cette transmission n'est pas systématique :

C'est au fournisseur que revient cette obligation (question 10.2) : votre client n'a rien à déclarer sur ses paiements. Un paiement en plusieurs fois donne lieu à des encaissements partiels. La fréquence de transmission dépend de votre régime de TVA : tous les deux mois en franchise en base, mensuelle au réel normal mensuel (question 10.4). Un manquement est passible de 500 € par transmission, plafonné à 15 000 € par an, avec une exception pour la première infraction régularisée : voir notre article sur les amendes de la facturation électronique.

Faut-il utiliser les statuts facultatifs ?

Rien ne vous y oblige, mais ils répondent à des questions très concrètes du quotidien, côté fournisseur comme côté client. La DGFiP indique d'ailleurs que des statuts permettant d'informer le fournisseur d'un litige sont mis à disposition lorsque la facture ne correspond pas au devis ou comporte des erreurs (FAQ, question 3.2).

• Émise, Reçue, Mise à disposition (201 à 203) : savoir où se trouve la facture entre les deux plateformes, avant de relancer.
• Prise en charge, Approuvée, Approuvée partiellement (204 à 206) : savoir si le client a traité la facture et s'il est d'accord pour la payer.
• En litige, Suspendue, Complétée (207 à 209) : gérer un désaccord ou une demande de justificatifs sans annuler la facture. Un commentaire motivé est attendu pour la suspension.
• Paiement transmis (211) : le client indique avoir payé, utile pour rapprocher vos encaissements.

Comment suivre les statuts au quotidien ?

1. Vérifiez chaque jour les factures « Rejetées » : c'est le statut qui bloque tout, et le seul que vous pouvez corriger seul.
2. Traitez les « Refusées » avec le motif sous les yeux et réémettez, si nécessaire, sous un nouveau numéro.
3. Relancez à partir de « Mise à disposition » plutôt qu'à partir de la date d'envoi.
4. Posez « Encaissée » dès réception d'un paiement sur une prestation de services, si votre TVA est exigible à l'encaissement.
5. Côté réception, utilisez « En litige » ou « Suspendue » pour un désaccord, et réservez « Refusée » aux motifs prévus.
6. Conservez les messages de rejet et les échanges : ce sont vos preuves en cas d'incident (guide de démarrage, question 16).

Dans Lio, le module E-facturation restitue les statuts reçus de SuperPDP, plateforme agréée immatriculée par la DGFiP (déposée, rejetée, encaissée…), et transmet les statuts que vous saisissez dans l'application, comme une acceptation, un refus ou un encaissement (CGU E-facturation, articles 3 et 4).