Quels formats de facture électronique sont autorisés ?

Réponse rapide : les 3 formats autorisés

Qu'est-ce qu'une facture électronique au sens de la loi ?

Attention à une confusion fréquente : une facture électronique au sens de la réforme n'est pas un simple PDF envoyé par e-mail. Elle doit être émise, transmise et reçue dans un format structuré ou mixte qui permet son traitement automatique, puis transiter par une plateforme agréée.

Concrètement, une facture électronique contient des données structurées (en XML) lisibles par des logiciels sans ressaisie. C'est ce qui la distingue d'un scan ou d'un PDF classique, qui ne contiennent qu'une image du document.

L'objectif de cette normalisation est triple : lutter contre la fraude à la TVA, simplifier les obligations déclaratives (à terme, pré-remplissage des déclarations de TVA) et fiabiliser les échanges entre professionnels grâce au suivi du statut de chaque facture.

Les 3 formats de facture électronique autorisés

La norme européenne EN 16931 définit le modèle de données d'une facture électronique (les informations qu'elle doit contenir et leur signification). En France, trois formats qui respectent cette norme composent le socle de la réforme. Ils portent les mêmes informations, mais sous une forme différente.

Factur-X : le format mixte (PDF + XML)

Factur-X est un format mixte (ou hybride). Il combine un PDF lisible par l'humain (au format PDF/A-3) et un fichier XML structuré intégré dans ce PDF. C'est le format le plus accessible : votre client lit la facture comme d'habitude, et son logiciel exploite les données automatiquement.

• Double lecture : le PDF se lit à l'œil, le XML est lu par les logiciels
• Norme franco-allemande : développée par la France (FNFE-MPE) et l'Allemagne (FeRD), équivalente à ZUGFeRD
• Plusieurs profils de richesse : Minimum, Basic WL, Basic, EN 16931 et Extended
• Adapté aux TPE/PME qui veulent une transition sans changer leurs habitudes
• Compatible avec les outils existants : un fichier Factur-X s'ouvre comme n'importe quel PDF

UBL (Universal Business Language) : le standard international

UBL (Universal Business Language) est un format 100 % XML maintenu par le consortium OASIS (syntaxe UBL 2.1). Très répandu à l'international, notamment dans les réseaux d'échange comme Peppol, il ne comporte pas de rendu visuel natif : tout est en données structurées.

• Format purement structuré : données exclusivement en XML
• Standard international : utilisé dans de nombreux pays européens
• Riche en données : adapté aux transactions complexes et aux flux à fort volume
• Nécessite un logiciel pour être affiché sous forme de facture lisible

CII (Cross Industry Invoice) : le format UN/CEFACT

CII (Cross Industry Invoice) est un format XML issu des travaux des Nations unies (UN/CEFACT). Lui aussi purement structuré, il sert de base au format Factur-X : le fichier XML intégré dans un Factur-X utilise la syntaxe CII.

• Format purement structuré : XML uniquement, comme UBL
• Base de Factur-X : le XML d'un Factur-X suit la syntaxe CII
• Norme UN/CEFACT : standard des Nations unies pour le commerce électronique
• Surtout utilisé dans les échanges automatisés entre systèmes de gestion (ERP)

Tableau comparatif Factur-X, UBL et CII

Les trois formats sont équivalents sur le plan légal : ils transportent les mêmes données. Ce qui change, c'est la lisibilité, l'usage et le profil d'entreprise auquel ils conviennent le mieux.

Quel format choisir pour votre activité ?

Le choix dépend surtout de la taille de votre entreprise, de vos outils et de vos volumes. En pratique, la plupart des entrepreneurs n'ont pas à choisir : c'est leur logiciel de facturation ou leur plateforme agréée qui génère le bon format.

• Auto-entrepreneurs et TPE → Factur-X : simple, lisible et conforme
• PME avec des échanges B2B réguliers → Factur-X, ou UBL/CII si votre logiciel de gestion les produit nativement
• Grandes entreprises et flux automatisés → UBL ou CII, souvent générés par l'ERP
• Clients publics → la plateforme Chorus Pro accepte plusieurs formats structurés, dont Factur-X, UBL et CII

Plateforme agréée et PPF : comment circulent vos factures ?

Avoir une facture au bon format ne suffit pas : elle doit aussi transiter par une plateforme agréée (PA), anciennement appelée PDP (plateforme de dématérialisation partenaire). C'est le seul canal reconnu pour émettre et recevoir des factures électroniques entre entreprises.

Les plateformes agréées (PA)

Une plateforme agréée est un opérateur privé immatriculé par la DGFiP. Elle émet, reçoit et transmet les factures électroniques, extrait les données utiles à l'administration et gère l'e-reporting. Plus d'une centaine d'opérateurs figurent sur la liste officielle des plateformes agréées, mise à jour régulièrement. Pour le détail, consultez notre article sur la liste des plateformes agréées.

Le PPF (portail public de facturation)

Le PPF ne propose pas de portail gratuit pour créer et envoyer vos factures : ce projet initial a été abandonné. Il joue deux rôles : l'annuaire central, qui indique pour chaque entreprise la plateforme agréée qui reçoit ses factures, et le concentrateur qui transmet les données de facturation et de transaction à l'administration fiscale. Vous n'interagissez donc pas directement avec lui.

• Plateforme agréée : émission, réception, transmission des données, statuts de cycle de vie
• PPF : annuaire des destinataires et concentrateur des données pour l'administration
• Choix obligatoire : chaque entreprise passe par une plateforme agréée, directement ou via son logiciel
• Interopérabilité : les factures circulent entre plateformes agréées, quel que soit le format du socle

Réception depuis 2026, émission en 2027 : que faire maintenant ?

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, et les grandes entreprises et ETI les émettent déjà. Les PME, TPE et micro-entreprises (auto-entrepreneurs compris) devront émettre à partir du 1er septembre 2027 (calendrier officiel). Voici les étapes concrètes.

1. Vérifiez votre réception : assurez-vous qu'une plateforme agréée reçoit vos factures fournisseurs (voir notre article sur l'obligation de réception)
2. Adoptez un logiciel qui génère un format du socle : Factur-X, UBL ou CII, conforme à la norme EN 16931
3. Mettez à jour vos données clients : SIREN, adresse de livraison si différente, nature des opérations
4. Testez l'émission avant votre échéance de septembre 2027 si vous êtes une PME, TPE ou micro-entreprise
5. Suivez les statuts de vos factures (déposée, rejetée, encaissée…) pour relancer plus vite