La réforme de la facturation électronique imposera bientôt à toutes les entreprises françaises d'émettre et de recevoir leurs factures dans un format électronique normalisé. Fini les simples PDF envoyés par email : les factures devront respecter l'un des trois formats officiels reconnus par l'administration fiscale. Mais quels sont ces formats ? Quelle est la différence entre Factur-X, UBL et CII ? Et surtout, comment s'y préparer concrètement ? Ce guide vous explique tout ce que vous devez savoir sur les formats de facture électronique autorisés en France.
En bref
Attention à une confusion fréquente : une facture électronique au sens de la réforme n'est pas simplement un PDF envoyé par email. Pour être considérée comme une facture électronique conforme, le document doit respecter un format structuré ou mixte permettant son traitement automatique par les systèmes informatiques.
Concrètement, une facture électronique contient des données structurées (en format XML) qui peuvent être lues et interprétées par des logiciels sans intervention humaine. C'est ce qui distingue la e-facture d'un simple scan ou d'un PDF classique.
PDF classique ≠ facture électronique
Un PDF de facture envoyé par email ne sera plus considéré comme une facture électronique conforme à partir de la mise en application de la réforme. Seuls les formats Factur-X (PDF/A-3 avec XML intégré), UBL et CII seront acceptés pour les échanges B2B en France.
L'objectif de cette normalisation est triple : lutter contre la fraude à la TVA, simplifier les obligations déclaratives des entreprises et moderniser les échanges commerciaux entre professionnels. L'administration fiscale recevra en temps réel les données de facturation, ce qui lui permettra de pré-remplir les déclarations de TVA.
La norme européenne EN 16931 définit le cadre sémantique des factures électroniques. En France, trois formats respectant cette norme sont autorisés pour la facturation électronique obligatoire. Chacun a ses spécificités et répond à des besoins différents.
Factur-X : le format mixte (PDF + XML)
Factur-X est un format dit hybride ou mixte. Il combine un fichier PDF lisible par l'humain (au format PDF/A-3) avec un fichier XML structuré intégré directement dans le PDF. C'est le format le plus accessible car il permet à la fois une lecture visuelle classique et un traitement automatisé.
- Double lecture : le PDF est lisible à l'œil, le XML est lisible par les logiciels
- Norme franco-allemande : développé conjointement par la France (FNFE-MPE) et l'Allemagne (FeRD)
- 5 profils de complexité : Minimum, Basic WL, Basic, EN 16931 (Comfort) et Extended
- Idéal pour les TPE/PME qui veulent une transition en douceur vers la facture électronique
- Compatible avec les outils existants : un PDF Factur-X s'ouvre comme n'importe quel PDF
Le format recommandé pour les indépendants
Factur-X est le format le plus adapté aux auto-entrepreneurs et TPE. Il offre la meilleure expérience utilisateur car vos clients peuvent toujours visualiser la facture comme un PDF classique, tout en respectant les obligations de la facturation électronique.
UBL (Universal Business Language) : le standard international
UBL (Universal Business Language) est un format 100 % XML développé par le consortium OASIS. C'est un standard international très répandu, notamment utilisé dans les marchés publics européens. Contrairement à Factur-X, il n'y a pas de composante PDF visuelle : tout est en données structurées.
- Format purement structuré : données exclusivement en XML, pas de rendu visuel natif
- Standard international : utilisé dans de nombreux pays (Italie, Pays-Bas, pays nordiques…)
- Très riche en données : permet de décrire des transactions commerciales complexes
- Privilégié par les grandes entreprises et les marchés publics
- Nécessite un logiciel pour être visualisé sous forme de facture lisible
CII (Cross-Industry Invoice) : le format UN/CEFACT
CII (Cross-Industry Invoice) est un format XML développé par les Nations Unies (UN/CEFACT). C'est également un format purement structuré, sans composante visuelle. Il est le socle technique sur lequel repose le format Factur-X (le XML intégré dans un Factur-X est un fichier CII).
- Format purement structuré : XML uniquement, comme l'UBL
- Base de Factur-X : le composant XML de Factur-X est en réalité un fichier CII
- Norme UN/CEFACT : standard des Nations Unies pour le commerce international
- Moins répandu que l'UBL en pratique dans les échanges B2B européens
| Caractéristique | Factur-X | UBL | CII |
|---|---|---|---|
| Type | Mixte (PDF + XML) | XML pur | XML pur |
| Lisibilité humaine | ✅ Oui (PDF) | ❌ Non | ❌ Non |
| Traitement automatique | ✅ Oui (XML) | ✅ Oui | ✅ Oui |
| Norme | Franco-allemande | OASIS international | UN/CEFACT |
| Cible principale | TPE / PME / Indépendants | Grandes entreprises / Marchés publics | Échanges internationaux |
| Complexité de mise en œuvre | Faible | Moyenne à élevée | Moyenne à élevée |
Le choix du format dépend principalement de la taille de votre entreprise, de vos clients et de votre logiciel de facturation. En pratique, la plupart des entrepreneurs n'auront pas à choisir eux-mêmes : c'est leur logiciel de facturation ou leur PDP qui se chargera de générer le bon format.
- Auto-entrepreneurs et TPE → Factur-X est le choix naturel : simple, lisible et conforme
- PME avec des échanges B2B importants → Factur-X ou UBL selon les exigences de vos clients
- Grandes entreprises et marchés publics → UBL est souvent exigé par Chorus Pro et les acheteurs publics
- Échanges internationaux → UBL ou CII selon les conventions du pays partenaire
Votre logiciel de facturation fait le travail
Avec un logiciel de facturation conforme comme Lio, vous n'avez pas à vous soucier des détails techniques des formats. Lio génère automatiquement des factures au format Factur-X conforme à la norme EN 16931. Vous continuez à créer vos factures comme d'habitude, et Lio s'assure qu'elles respectent les exigences réglementaires.
Avoir une facture au bon format ne suffit pas : il faut aussi la transmettre via la bonne plateforme. La réforme prévoit deux types de canaux pour l'envoi et la réception des factures électroniques entre entreprises.
Le PPF (Portail Public de Facturation)
Le PPF est la plateforme publique et gratuite mise à disposition par l'État. Basée sur l'infrastructure de Chorus Pro (déjà utilisée pour les marchés publics), elle permettra à toutes les entreprises d'envoyer et de recevoir des factures électroniques. Le PPF servira aussi de concentrateur pour transmettre les données de facturation à l'administration fiscale.
Les PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires)
Les PDP sont des plateformes privées agréées par l'administration fiscale. Elles offrent des services supplémentaires par rapport au PPF : intégration avec les logiciels de gestion, archivage à valeur probante, tableaux de bord, accompagnement personnalisé. Les PDP doivent être immatriculées par l'administration pour exercer cette activité.
- PPF : gratuit, fonctionnalités de base, adapté aux petites structures
- PDP : services premium, intégration logicielle poussée, support dédié
- Obligation de choix : chaque entreprise devra choisir de passer par le PPF ou une PDP
- Interopérabilité : les factures circulent entre PPF et PDP de manière transparente
Lio et la facturation électronique
Lio se prépare activement à la réforme en développant des connexions avec les principales PDP et le PPF. L'objectif : vous permettre d'envoyer vos factures électroniques conformes directement depuis Lio, sans aucune manipulation technique de votre part.
Même si la facturation électronique obligatoire n'est pas encore en vigueur pour tous, il est fortement recommandé de commencer à s'y préparer dès maintenant. Voici les étapes concrètes à suivre pour une transition en douceur.
- Adoptez un logiciel de facturation conforme : c'est la première étape. Un outil comme Lio génère déjà des factures aux normes et se prépare à la facturation électronique
- Vérifiez vos données clients : assurez-vous que les SIRET, adresses et informations de TVA de vos clients sont à jour dans votre base
- Choisissez votre plateforme : renseignez-vous sur le PPF et les PDP disponibles, comparez les offres
- Formez-vous : familiarisez-vous avec les concepts de facturation électronique et les nouveaux processus
- Testez : certaines PDP proposent déjà des environnements de test. Profitez-en pour anticiper
N'attendez pas le dernier moment
Les entreprises qui s'y prennent tard risquent de se retrouver submergées au moment de la bascule. Les premiers retours d'expérience montrent que la mise en conformité prend en moyenne 3 à 6 mois pour une TPE. Anticipez !
Préparez-vous à la facturation électronique avec Lio
Lio génère des factures au format Factur-X conforme et vous prépare sereinement à la réforme. Commencez dès aujourd'hui, gratuitement.
Essayer Lio gratuitementConclusion
La facturation électronique repose sur trois formats normalisés : Factur-X, UBL et CII. Pour la grande majorité des indépendants et des TPE, le format Factur-X est le choix le plus pertinent grâce à sa double lecture (PDF + XML). L'essentiel est de s'équiper dès maintenant d'un logiciel de facturation conforme qui gère automatiquement la génération du bon format. Avec Lio, vous êtes déjà prêt : vos factures respectent les normes en vigueur et seront compatibles avec la réforme dès son entrée en application.
Questions fréquentes
Articles et pages liés
Léa
Rédactrice experte en gestion
